La Documentazione di Progetto è parte integrante dell’Ordine. Facile a dirlo, molto meno farlo con la qualità necessaria, la chiarezza che aiuta e la completezza richiesta.

Grazie al mantenimento della certificazione ISO 9001 e all’utilizzo della collaudata Istruzione Operativa IO-08-09 “Processo Gestione Documentale”, ogni singolo progetto viene seguito con la massima cura. La documentazione di progetto accompagna tutte le fasi: progettazione, costruzione e validazione, evitando incertezze o dimenticanze.

 

La Documentazione di Qualità è qualità essa stessa.

 

La mancata produzione di manualistica adeguata, schemi elettrici corretti o spare parts list può generare rischi per operatori e impianti. Per questo motivo lavori approssimativi sono considerati inaccettabili dalla Direzione TECNOVA HT.

COSA SIGNIFICA FARE CORRETTAMENTE LA DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO?

Fare Documentazione di Progetto significa applicare una metodologia strutturata di condivisione delle informazioni tecniche, commerciali e logistiche relative a una fornitura.

Per essere efficace, deve rispettare alcuni pilastri fondamentali:

• essere formalmente corretta
• essere tecnicamente corretta
• essere condivisa ed eventualmente approvata dal Cliente
• essere prodotta nei tempi della commessa
• essere comprensibile per l’utente finale
• essere archiviata sui server aziendali e in formato cartaceo
• essere facilmente rintracciabile anche a distanza di tempo

QUALI DOCUMENTI DEVONO ESSERE INCLUSI?

La Documentazione di Progetto può includere certificazioni e test specifici, tra cui:

CERTIFICATO DI CONFORMITÀ – TIPO A (2.1 EN 10204:2004)

Documento rilasciato dal fornitore che attesta la conformità della fornitura rispetto all’ordine del Cliente, sia in termini quantitativi sia di caratteristiche tecniche.

Deve includere almeno i riferimenti ai documenti contrattuali e tecnici che definiscono l’ordine, come ad esempio: PO, certificazioni ATEX, specifiche degli attacchi elettrici, dati di taratura, ecc.

CERTIFICATO DEI RISULTATI DEI TEST – TIPO B (3.1 EN 10204:2004, ex 3.1 B)

Riporta, in forma descrittiva e numerica, i risultati di prove e ispezioni effettuate su sistemi, prodotti o componenti.
Viene generalmente emesso dal Responsabile Qualità con il supporto dell’operatore tecnico.

Un caso tipico è il “Certificato dei Materiali”, in cui la fornitura è accompagnata da report di analisi chimiche, fisiche e meccaniche riferite a uno specifico lotto di materiale. Tale lotto è identificato anche sulla fornitura stessa (ad esempio tramite punzonatura sulle flange di un misuratore di portata), garantendo così la completa tracciabilità del materiale.

CERTIFICATO DEI RISULTATI DEI TEST CON PRESENZA DI CLIENTE O ENTE TERZO – TIPO C (3.2 EN 10204:2004)

Certificato emesso al termine di attività di verifica condotte da ispettori qualificati appartenenti a un ente terzo indipendente, non collegato né al fornitore né al cliente finale, a garanzia della massima imparzialità.

Le attività di controllo variano in funzione della fornitura e possono includere, ad esempio:

• prove su campioni metallici presso il produttore, sempre in presenza dell’ispettore;
• collaudi di sistemi integrati secondo normative specifiche di determinate aree geografiche (es. impianti negli Stati Uniti);
• verifiche per applicazioni particolari, come installazioni in aree classificate.

COME SI REALIZZA UN MANUALE DI USO E MANUTENZIONE EFFICACE?

Il manuale rappresenta un elemento critico della documentazione, perché dopo la consegna dell’impianto sarà lo strumento principale con cui gli operatori del Cliente interagiranno con il sistema.

Un buon manuale deve rispettare requisiti inderogabili:

• COMPLETEZZA: tutte le parti e i loro funzionamenti devono essere descritti
• CHIAREZZA: uso di fotografie esplicative e disegni chiari
• TRACCIABILITÀ : indicazione di numero ordine, numero di serie, elenco ricambi
• SICUREZZA: indicazione esplicita e ripetuta dei rischi che possono essere:

| generici (come schiacciamenti, tensione elettrica)
| specifici (organi in movimento, parti calde)
| legati a sostanze pericolose (come acidi, gas, ecc.)

• USABILITÀ : lingua coerente con quanto richiesto nel PO (italiano, inglese o altra lingua)

COME SI GESTISCE LA TRACCIABILITÀ DELLE PARTI DI RICAMBIO?

La tracciabilità è garantita tramite lo SPIR (Spare Parts Interchangeability Record), documento spesso richiesto dalle società di ingegneria.

Questo documento deve includere:

• identificazione di PO, Cliente, Progetto, Sito, Unità, Tag Sistema, Main Vendor
• tracciabilità delle parti rispetto al sistema, con riferimento ai disegni
• indicazione di eventuali subfornitori
• costo, validità dell’offerta e tempi medi di consegna (se richiesti)

 

Inoltre, deve contenere una classificazione minima delle parti di ricambio:

• parti per Commissioning & Start-Up: utilizzate durante installazione, pulizia, flussaggio o soggette a rottura in fase di avviamento
• parti Consumabili: con ciclo di vita inferiore a un anno, sostituite all’occorrenza
• parti Operative: per manutenzione ordinaria e correttiva, basate sull’esperienza del fornitore
• parti Capitali o Strategiche: critiche per sicurezza o ambiente, utilizzate solo in caso di eventi rilevanti

PERCHÉ È FONDAMENTALE FARE BENE LA DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO?

La Documentazione di progetto non è un accessorio, ma parte integrante della fornitura.

Errori, mancanze o ritardi nella documentazione comportano:

• non conformità costose
• perdita di fiducia del Cliente
• inefficienze nei flussi di lavoro
• ritardi o mancati pagamenti
• possibili penali contrattuali

Per questo la Direzione TECNOVA HT ribadisce un principio chiaro:

La qualità della documentazione di progetto determina la qualità percepita dell’intero progetto.