La Documentazione di Progetto è parte integrante dell’Ordine. Facile a dirlo, difficile farlo veramente con la Qualità necessaria, la Chiarezza che aiuta, la Completezza richiesta. Grazie al mantenimento della nostra certificazione ISO 9001 e all’utilizzo della nostra ben collaudata Istruzione Operativa IO-08-09 PROCESSO GESTIONE DOCUMENTALE ogni singolo Progetto viene seguito con la massima cura accompagnandone la Progettazione, la Costruzione e la Validazione senza incertezze o dimenticanze.

La Documentazione di Qualità è Qualità essa stessa.

La mancata produzione di Manualistica ad hoc, di Schemi elettrici corretti o di Spare Part list può anche provocare rischi all’Operatore e agli Impianti e pertanto lavori approssimativi sono inaccettabili dalla Direzione TECNOVA HT.

Ma in pratica cos’è la Documentazione di Progetto?

La Documentazione di Progetto non è null’altro che una metodologia di condivisione delle informazioni tecniche, commerciali e logistiche relative ad una fornitura. Pertanto deve essere basata su dei pilastri robusti e ben definiti. La Documentazione di Progetto deve essere

• formalmente corretta
• tecnicamente corretta
• condivisa ed eventualmente approvata dal Cliente
• prodotta nei tempi della commessa
• capibile dall’Utente al quale è indirizzata
• immagazzinata sui server societari e negli archivi cartacei
• rintracciabile anche a distanza di tempo

Cosa potrebbe contenere la Documentazione di Progetto?

Ad esempio Certificazioni e Test specifici, quali

• Certificato di Conformità – Tipo A (2.1 EN 10204 -2004)

Esso è erogato dal fornitore e dichiara la conformità all’ordine del Cliente. Come minimo questo certificato deve elencare i documenti che definiscono l’ordine del Cliente oggetto della conformità. Quindi il PO stesso, eventuali certificazioni Atex, attacchi elettrici, tarature…

• Certificato dei risultati dei Test – Tipo B ( 3.1 EN 10204 – 2004 ex 3.1 B )

Questo certificato contiene in forma descrittiva e numerica il risultato specifico di un test o di una ispezione su un sistema , un prodotto o parti di essi. Generalmente questo certificato è rilasciato dal Responsabile Qualità insieme all’Operatore tecnico.

• Certificato dei risultati dei Test presenziati da Cliente o Terzo incaricato – Tipo C ( 3.2 EN 10204-2004)

Questo certificato contiene in forma descrittiva e numerica il risultato specifico di un test o di una ispezione su un sistema , un prodotto o parti di essi ma include anche firma e timbro del Cliente o Terzo incaricato.

E nella Documentazione di Progetto come viene gestito un tipico Manuale di Uso e Manutenzione?

Questo insieme di istruzioni rappresenta un momento estremamente importante nella gestione della commessa in quanto una volta consegnato l’impianto, gli Operatori locali del Cliente dovranno interagire con il prodotto o sistema fornito dalla Organizzazione.

Quali sono i paletti inderogabili di un buon manuale?

• Completezza: tutte le parti presenti e il loro funzionamento devono essere presenti e spiegate
• Chiarezza: l’uso di fotografie esplicative e disegni chiari è incentivato
• Tracciabilità: numero di Ordine , numero di Serie, Elenchi Parti di Ricambio devono essere espliciti
• Sicurezza: l’Operatore deve essere edotto in maniera esplicita e ripetuta dei potenziali rischi sia di natura generica ( schiacciamento arti inferiori, tensione elettrica…) sia di natura specifica della fornitura ( organi in movimento, parti surriscaldate..) sia della presenza di sostanze pericolose o tossiche ( acidi anche se diluiti, bombole di gas….)
• Usabilità: esempio l’idioma del manuale sarà italiano, inglese o altra lingua a progetto? Nel PO quale requisito era esplicitato?

…e per quanto riguarda la Tracciabilità delle Parti di Ricambio? Viene solitamente garantita dal cosiddetto SPIR Spare Parts Interchangeability Record.

Questa tipologia di documento è segnatamente richiesta dalle società di ingegneria che richiedono a completamento della fornitura anche questi elenchi che devono rispondere a dei requisiti minimi quali:

1. Identificabilità del PO, Cliente, Progetto, Sito, Unità, Tag Sistema, Main Vendor
2. Rintracciabilità delle parti di ricambio rispetto al sistema quindi non solo devono essere codificate ma anche ritrovabili sui disegni acclusi al book tecnico
3. Esplicitazione del possibile subvendor
4. Costo con validità offerta e tempo medio di consegna se richiesto
5. Lista minima delle parti di ricambio a seconda della loro categoria e cioè

• Parti per Commissioning & Start-Up: sono le parti ed assemblati che normalmente sono utilizzati durante le operazioni di installazione, pulizia, flussaggio ed ispezione dei prodotti e sistemi oppure che potrebbero sperimentare una rottura o danneggiamento durante lo start-up inficiando il SAT finale.
• Parti Consumabili: sono parti di ricambio che non hanno un ciclo di vita definito ma comunque < 1 anno operativo e si cambiano all’occorrenza senza problem.
• Parti Operative: sono quelle utilizzate per manutenzione ordinaria e correttiva la cui quantità e consumo viene suggerita dall’esperienza del Vendor.
• Parti Capitali o Strategiche: sono parti o sub-assemblati che sono critiche per ragioni di sicurezza o ambientali e non sono utilizzate durante la manutenzione ordinaria ma solo a seguito di eventi critici.

La Direzione TECNOVA HT ricorda sempre che la Documentazione è parte integrante della fornitura e quindi non è un accessorio secondario: la mancata erogazione della tipologia, quantità o qualità della Documentazione è fonte di non conformità costose che minano il rapporto di fiducia fra Cliente ed Organizzazione, incidono negativamente sul flusso di lavoro interno/esterno e danno adito a ritardati o mancati pagamenti fino ad eventuali penali.